Privacy Statement

Smiling Gents wil de privacy van haar medewerkers, opdrachtgevers en leveranciers zo zorgvuldig mogelijk waarborgen bij het vastleggen of verwerken van hun (persoons)gegevens. Met dit privacy statement maken wij duidelijk waarom wij bepaalde informatie verzamelen, hoe wij de privacy beschermen, welke rechten er zijn en onder welke voorwaarden wij informatie aan anderen verstrekken.

Wet en Regelgeving

Smiling Gents verwerkt (persoons)gegevens in overeenstemming met de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het voldoen aan deze wet betekent dat wij alleen (persoons)gegevens verzamelen voor een bepaald doel en dat wij de vertrouwelijkheid van de gegevens waarborgen.

In sommige situaties maken wij gebruik van de dienstverlening van andere partijen die namens ons (persoons)gegevens verwerken (bijvoorbeeld ten behoeve van de salarisverwerking). Wij sluiten verwerkersovereenkomsten af met deze partijen zodat ook zij zorgvuldig omgaan met deze (persoons)gegevens. Wij blijven immers verantwoordelijk voor bescherming van deze (persoons)gegevens.

Daarnaast delen wij (persoons)gegevens met andere partijen waar wij dat vanuit wet- en regelgeving of op basis van een contractuele bepaling verplicht zijn (bijvoorbeeld met de belastingdienst). Ook kan het noodzakelijk zijn om (persoons)gegevens te delen met andere partijen als onderdeel van onze dienstverlening (bijvoorbeeld naar opdrachtgevers).

Doel van de verwerking

Wij verzamelen en verwerken alleen die (persoons)gegevens die voor de uitvoering van onze dienstverlening op het gebied van web-development, automatiseren van bedrijfsprocessen, software op maat of in het kader van werkgeverschap daadwerkelijk nodig zijn.

Smiling Gents zal over medewerkers daarom (persoons)gegevens verzamelen om te gebruiken voor de volgende doeleinden:

  • om een medewerker-/werkgeversrelatie aan te gaan en te onderhouden;
  • om geschiktheid voor een bepaalde functie of opdracht te beoordelen en de beschikbaarheid vast te leggen;
  • om te beoordelen of de medewerker voor een (premie)korting en/of subsidie in aanmerking komt of onder een (premie)korting- of subsidieregeling valt;
  • om re-integratieverplichtingen na te komen;
  • om toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van onze besloten web- en mijnomgevingen en portals;
  • om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen. 

Welke persoonsgegevens

Smiling Gents verwerkt onder meer de volgende gegevens: NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, contactgegevens, nationaliteit, geboortedatum- en plaats, geslacht, burgerlijke staat, curriculum vitae (CV), werkervaring, bankrekeningnummer, opleiding- en scholingsgegevens, (kopie), gegevens over beschikbaarheid en verlof, getuigschriften, referenties, (kopie) pasfoto, (kopie) ID-bewijs, BSN, (kopie) werkvergunning, (kopie) verblijfsvergunning. Wanneer een gebruikersnaam en wachtwoord is verstrekt om toegang te verkrijgen tot onze besloten web- en mijnomgevingen en portals, worden deze gegevens eveneens door ons verwerkt.

Zakelijke relaties en Opdrachtgevers

Smiling Gents zal de over de zakelijke relaties en opdrachtgevers verzamelde gegevens voor de volgende doeleinden gebruiken:

  • om hen gebruik te kunnen laten maken van onze dienstverlening of gebruik te kunnen maken van hun dienstverlening;
  • om een handelsrelatie aan te gaan en te onderhouden;
  • om opdrachten overeen te komen en/of uit te kunnen (laten) voeren;
  • om te informeren over onze dienstverlening en overige activiteiten (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven en bedrijfsmagazines);
  • om toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van matchingsysteem mijnPIDZ, onze besloten web-omgevingen, portals en intranetomgeving;
  • om geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen.

Welke gegevens

Smiling Gents verwerkt onder meer de volgende gegevens: (zakelijke) NAW-gegevens (naam, adres, vestigings-/woonplaats), e-mailadres, gegevens voor het onderhouden van de relatie, functie- en contactgegevens. Wanneer een gebruikersnaam en wachtwoord is verstrekt om toegang te verkrijgen tot mijnPIDZ, onze besloten web- en mijnomgevingen en portals, worden deze gegevens eveneens door ons verwerkt.

Algemeen

Het verwerken van persoonsgegevens is te allen tijde gebaseerd op een in de AVG vastgelegde grondslag:

  • uitvoering van een overeenkomst;
  • voldoen aan wettelijke verplichtingen;
  • gerechtvaardigd belang, waarbij wij eerst afwegen of ons belang dan echt zwaarder weegt dan het belang van de betreffende persoon en als het gaat om privacy. 

Bewaartermijn

Bij het bewaren van persoonsgegevens is het uitgangspunt dat wij gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verwerken en uiteraard worden daarbij de wettelijke bewaartermijnen in acht genomen. 

Rechten

Op grond van de AVG is er het recht om de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • in te zien;
  • kopie van te ontvangen;
  • te wijzigen;
  • aan te vullen;
  • te beperken;
  • over te laten dragen;
  • te laten verwijderen.

Daarnaast kan informatie opgevraagd worden over de verwerking van persoonsgegevens door Smiling Gents, kan bezwaar gemaakt worden tegen het gebruik van de persoonsgegevens en kan eerder gegeven toestemming ingetrokken worden.

Beveiliging

Smiling Gents heeft organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen getroffen om de gegevens te beschermen.

Vragen en contact

Bij vragen en/of opmerkingen met betrekking tot de verwerking van (persoons)gegevens of voor het gebruik willen maken van rechten, kan een e-mail gestuurd worden naar onze Functionaris Gegevensbescherming: avg@smilinggents.nl.

Datum en aanpassing van het privacy statement

Dit privacy statement dateert van en treedt in werking op 1 december 2019. Smiling Gents behoudt zich het recht voor dit privacy statement op enig moment aan te passen.